Згідно з технічним завданням агентство має забезпечити послуги адміністративної групи у Відні (режисер, адміністратор, візова підтримка та страхування), перевезення, проживання та харчування танцювального ансамблю ім. П. Вірського й струнного квартету «Розумовский», оренду технічного обладнання для виступу. Також необхідно транспортувати з Києва у Відень і назад картини, організувати їх виставку, виготовити афіші й буклети, тощо.
Згідно з документацією конкурсних торгів, перевезення картин і переїзд артистів були призначені ще на 20 квітня. Таким чином тендер провели за три дні до початку організації заходу.
Дні Києва у Відні проходили з 22 по 24 квітня. Окрім культурних заходів заплановане проведення бізнес-форуму за участі близько 25 київських компаній та майже 70 австрійських. Голова КМДА Олександр Попов та президент Київської торгово-промислової палати Микола Засульський представлятимуть на форумі програму «Київ інвестиційний».
Як повідомлялось, 22 березня, коли Київ паралізували снігопади, глава КМДА Олександр Попов залишив столицю.
23 березня у зв’язку з ускладненням погодних умов у Києві було оголошено надзвичайну ситуацію.
Згодом Попов пояснив, що перебував у Відні з робочою поїздкою, під час якої провів переговори з послом України в Австрії А. Березним у рамках підготовки Днів Києва у Відні, а також з керівництвом компанії Voest-Alpine Stahl AG, яка мала стати головним спонсором проведення концерту Віденського оркестру в Києві, і бізнесменом О.Морозом.
Концерт відбувся 12 квітня. Його організацію Департамент культури КМДА замовив за 714 тис грн.
Нагадаємо, за час перебування Олександра Попова на посаді глави КМДА борг столиці збільшився від 8 млрд грн (у липні 2010 року) до 10,5 млрд грн (у лютому 2013-го).